Nhân viên hỗ trợ văn phòng là một công việc khá thú vị cho sinh viên mới tốt nghiệp
Nhiều bạn sinh viên mới ra trường có thể đang phân vân lựa chọn hướng đi cho sự nghiệp. Bên cạnh những ngành “hot”thì vị trí nhân viên hỗ trợ văn phòng (NVHTVP) cũng là một lựa chọn đáng cân nhắc. Nghe qua thì có vẻ đơn giản, nhưng thực tế công việc này thú vị hơn bạn nghĩ đấy!
Công việc của nhân viên hỗ trợ văn phòng có gì hay?
Đừng nghĩ rằng nhân viên hỗ trợ văn phòng chỉ quanh quẩn với giấy tờ, tài liệu khô khan. Ngược lại, công việc này mang đến cho bạn nhiều trải nghiệm thú vị hơn bạn nghĩ đấy!
Môi trường năng động và đa dạng: Mỗi văn phòng là một thế giới thu nhỏ với nhiều phòng ban, nhiều tính cách khác nhau. Bạn sẽ có cơ hội tiếp xúc với nhiều người, học hỏi được cách giao tiếp và xử lý tình huống trong môi trường làm việc chuyên nghiệp.
Phát triển kỹ năng mềm: Công việc đòi hỏi bạn phải linh hoạt, tỉ mỉ, biết sắp xếp công việc khoa học. Bạn cũng cần rèn luyện kỹ năng giao tiếp, ứng xử để phối hợp tốt với mọi người trong công ty.
Cơ hội học hỏi và thăng tiến: Với nền tảng kiến thức và kỹ năng được trang bị trong quá trình làm việc, bạn có thể dễ dàng chuyển hướng sang các vị trí khác trong công ty, chẳng hạn như thư ký, trợ lý hành chính, hoặc thậm chí là chuyên viên theo chuyên ngành của mình.
Một ngày làm việc của nhân viên hỗ trợ văn phòng như thế nào?
Tùy thuộc vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của công ty, nhiệm vụ của nhân viên hỗ trợ văn phòng sẽ có sự khác biệt. Nhưng nhìn chung, một ngày của bạn sẽ xoay quanh các công việc chính sau:
Đón tiếp khách hàng, đối tác: Bạn sẽ là người đại diện cho bộ mặt của công ty, vì vậy cần chú ý đến hình ảnh và cách cư xử chuyên nghiệp.
Trao đổi điện thoại, email: Nhiệm vụ của bạn là tiếp nhận cuộc gọi, xử lý email, sắp xếp lịch hẹn cho lãnh đạo hoặc các phòng ban khác.
Soạn thảo văn bản đơn giản: Bạn có thể được giao trách nhiệm soạn thảo các văn bản nội bộ, báo cáo đơn giản, hỗ trợ các phòng ban khác về mảng văn phòng.
Quản lý tài liệu, vật tư: Bạn sẽ đảm bảo lưu trữ hồ sơ, tài liệu khoa học, đồng thời quản lý và cung cấp đầy đủ vật tư văn phòng cho mọi người trong công ty.
Hỗ trợ các công việc khác: Ngoài những nhiệm vụ chính, bạn có thể được giao thêm những việc linh tinh khác tùy theo nhu cầu của từng phòng ban và yêu cầu của cấp trên.
Như bạn thấy đấy, công việc của nhân viên hỗ trợ văn phòng tuy không quá phức tạp nhưng đòi hỏi sự tỉ mỉ, cẩn thận và khả năng thích nghi nhanh chóng.
Những phẩm chất cần có để trở thành nhân viên hỗ trợ văn phòng giỏi
Không phải ai cũng có thể trở thành một nhân viên hỗ trợ văn phòng giỏi. Để thành công trong lĩnh vực này, bạn cần trang bị cho mình những phẩm chất cần thiết:
Kiên trì, tỉ mỉ: Công việc đòi hỏi sự chính xác cao, vì vậy bạn cần cẩn thận trong từng chi tiết, tránh mắc sai sót.
Chăm chỉ, nhiệt tình: Với tinh thần trách nhiệm và chủ động, bạn sẽ dễ dàng thích nghi với môi trường làm việc mới và hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao.
Khả năng giao tiếp tốt: Bạn cần diễn đạt rõ ràng, lưu loát, biết lắng nghe và nắm bắt thông tin chính xác.
Kỹ năng tổ chức, sắp xếp: Bạn cần biết cách quản lý thời gian hiệu quả, sắp xếp công việc khoa học để đảm bảo mọi việc được hoàn thành đúng hạn.
Làm việc nhóm tốt: Bạn sẽ thường xuyên phối hợp với các phòng ban khác trong công ty, vì vậy kỹ năng làm việc nhóm là rất cần thiết.
Bên cạnh những phẩm chất kể trên, việc thành thạo vi tính và các phần mềm văn phòng cơ bản (Word, Excel, Powerpoint) sẽ là một lợi thế giúp bạn dễ dàng tìm được việc làm.
Mức lương và cơ hội thăng tiến của nhân viên hỗ trợ văn phòng
Mức lương của nhân viên hỗ trợ văn phòng phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô công ty, ngành nghề, kinh nghiệm làm việc, kỹ năng và năng lực của bạn. Theo khảo sát của Vietnamworks, mức lương trung bình cho vị trí này dao động từ 5 đến 8 triệu đồng/tháng.
Ngoài ra, bạn cũng có cơ hội nhận thêm các khoản phụ cấp như:
Phụ cấp xăng xe
Phụ cấp ăn trưa
Phụ cấp bảo hiểm
Thưởng tháng/quý/năm
Về cơ hội thăng tiến, nhân viên hỗ trợ văn phòng có thể phát triển theo nhiều hướng khác nhau. Sau một thời gian tích lũy kinh nghiệm, bạn có thể thăng tiến lên vị trí trợ lý giám đốc, trưởng phòng hành chính hoặc chuyển sang các bộ phận khác như nhân sự, marketing, tài chính…
Tổng kết
Nhân viên hỗ trợ văn phòng là một công việc phù hợp cho sinh viên mới tốt nghiệp. Công việc này giúp bạn tích lũy kinh nghiệm, rèn luyện kỹ năng và mở rộng mối quan hệ. Hãy chuẩn bị kỹ lưỡng và tự tin ứng tuyển để bắt đầu hành trình sự nghiệp của bạn.Chúc bạn thành công!
Xem Thêm Nhân viên hỗ trợ văn phòng là một công việc khá thú vị cho sinh viên mới tốt nghiệp
